Ochrana osobných údajov – uchádzači o zamestnanie
Ochrana osobných údajov má pre spoločnosť H & M veľký význam a chceme byť otvorení a transparentné pri spracovaní vašich osobných údajov.
Preto máme zásady, ktoré stanovuje, ako budú vaše osobné údaje spracovávané a chránené.
Kto je správcom vašich osobných údajov?
Vaše osobné údaje spracúvame v rámci plnenia povinností spoločnosti H & M Hennes & Mauritz SK s.r.o., ako zamestnávateľa. Pri spracúvaní osobných údajov spoločnosťou H & M Hennes & Mauritz SK s.r.o., ste dotknutou osobou, t.j. osobou o ktorej sú spracúvané osobné údaje, ktoré sa jej týkajú.
Aké sú zásady ochrany osobných údajov?
Vaše osobné údaje budú uchovávané bezpečne, v súlade s bezpečnostnou politikou spoločnosti H & M Hennes & Mauritz SK s.r.o. po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania. Prístup k Vašim osobným údajom budú mať výlučne osoby poverené spoločnosťou H & M Hennes & Mauritz SK s.r.o. (prevádzkovateľa), na spracúvanie osobných údajov, ktoré spracúvajú na základe pokynov prevádzkovateľa, v súlade s bezpečnostnou politikou prevádzkovateľa. Vaše osobné údaje budú zálohované v súlade s retenčnými pravidlami spoločnosti H & M Hennes & Mauritz SK s.r.o. V prípade, ak budú Vaše osobné údaje zálohované na záložných úložiskách, budú tieto údaje vymazané v súlade s jednotlivými pravidlami zálohovania. Údaje uchovávané na záložných úložiskách slúžia na prechádzanie bezpečnostným incidentom, najmä narušenia dostupnosti údajov v dôsledku bezpečnostného incidentu.
Na základe akého účelu budú Vaše osobné údaje spracúvané?
Vaše osobné údaje budú spracúvané na základe osobitných účelov, ktoré sú stanovené prevádzkovateľom a to nasledovne:
• Správa interného a externého procesu náboru zamestnancov v spoločnosti H & M Hennes & Mauritz SK s.r.o. /evidencia uchádzačov o zamestnanie.
• Komunikácia s uchádzačmi o zamestnanie a vyhodnocovanie profilov uchádzačov o zamestnanie so zreteľom na náborové požiadavky spoločnosti H & M Hennes & Mauritz SK s.r.o.
• Informovanie uchádzačov o zamestnanie o nových pracovných ponukách, blížiacich sa udalostiach a prieskumoch.
• V prípade úspešného ukončenia výberového konania za účelom podpísania zamestnaneckých dokumentov.
Súčasťou vyššie uvedených účelov spracúvania osobných údajov môže byť:
• vykonanie previerky,
• vykonanie pohovorov,
• testovanie,
• overenie referencií.
Aký je právny základ spracúvania osobných údajov ?
V prípade uskutočňovania výberu vhodného uchádzača o zamestnanie spracúva prevádzkovateľ Vaše osobné údaje na základe kumulácie právnych základov ustanovených v:
• čl. 6 ods. 1 písm. b) nariadenia a
• zákone č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov
V prípade zabezpečovania evidencie a uskutočňovania oslovenia uchádzačov o zamestnanie pre voľnú pracovnú pozíciu spracúva prevádzkovateľ Vaše osobné údaje v rozsahu:
• meno, e-mailová adresa, poštová adresa a telefónne číslo,
• dátum narodenia,
• informácie o predchádzajúcich zamestnávateľoch a referencie,
• náborová dokumentácia ako poznámky z pohovoru a výsledky testov
iba za predpokladu, ak vyjadríte súhlas so spracúvaním Vašich osobných údajov.
V prípade Vami udeleného súhlasu so spracúvaním Vašich osobných údajov je prevádzkovateľ oprávnený spracúvať Vaše osobné údaje aspoň na jeden konkrétny účel. Predmetný súhlas sa bude následne vzťahovať na všetky spracovateľské činnosti vykonávané na ten istý účel alebo príbuzné a navzájom si blízke účely. Súhlas, môže byť daný aj na viacero výslovne uvedených účelov, ale takým spôsobom, aby ste mali možnosť samostatne prejaviť svoju slobodnú vôľu na každý jednotlivý účel uvedený v súhlase.
Takýto udelený súhlas je možné kedykoľvek odvolať, a to písomným oznámením doručeným na adresu sídla spoločnosti Zochova 754/6-8, 811 03 Bratislava alebo zaslaním emailu na adresu GDPRemploySK@hm.com.
Aká je doba uchovávania Vašich osobných údajov ?
Vaše osobné údaje uchovávame po dobu troch rokov, ktorá začína plynúť odo dňa uskutočnenia poslednej spracovateľskej operácie v rámci náborového procesu spoločnosti H & M Hennes & Mauritz SK s.r.o.
V prípade, ak ste udelili prevádzkovateľovi súhlas so spracúvaním Vašich osobných údajov aspoň na jeden konkrétny účel, bude tento súhlas uchovávaný po dobu troch rokov od jeho udelenia.
V prípade, ak bola z Vašej strany podaná tzv. „diskriminačná sťažnosť“ je doba uchovávania Vašich osobných údajov dva roky od podania takejto sťažnosti.
Aké sú kategórie príjemcov Vašich osobných údajov ?
Sprostredkovatelia zabezpečujúci plnenie osobitných požiadaviek prevádzkovateľa najmä:
• Personálnej agentúry
• Poskytovatelia testov a/alebo prieskumov
• Zamestnanci spoločnosti H & M Hennes & Mauritz SK s.r.o.
Vaše údaje môžeme poskytovať v rámci skupiny H&M (podrobnosti o spoločnostiach v skupine H&M nájdete v našej výročnej správe na adrese about.hm.com).
Uskutočňuje prevádzkovateľ prenos osobných údajov mimo Európskej únie ?
Prevádzkovateľ uskutočňuje prenos osobných údajov do krajín, ktoré nie sú členskými štátmi Európskej únie. Každý takýto prenos Vašich osobných údajov je vykonávaný v súlade s platnými právnymi predpismi. Prevádzkovateľ uskutočňuje prenos osobných údajov v zmysle štandardných zmluvných doložiek a rámca ochranného štítu.
Štandardné zmluvné doložky Vám zaručujú možnosť reálnej vymožiteľnosti ochrany Vašich práv, regulujú spracúvanie osobných údajov s ohľadom na riziká prenosu osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodnej organizácii a ustanovujú zodpovednosť zmluvných strán za spracúvanie osobných údajov.
Na základe dohody medzi USA a Úniou, platí pre prenos osobných údajov do USA schéma s názvom EU-US Privacy Shield, (ochranný štít), ktorá obsahuje bezpečné záruky ochrany osobných údajov. Spoločnosť, ktorá je zapojená do štítu na ochranu osobných údajov je Vám povinná zabezpečiť realizáciu Vašich práv so zreteľom na ochranu osobných údajov.
Bude prevádzkovateľ používať Vaše osobné údaje na automatizované individuálne rozhodovanie ?
Prevádzkovateľ nebude používať Vaše osobné údaje na automatizované rozhodovanie vrátane profilovania.
Akým právami disponujete v postavení dotknutej osoby ?
Odvolať súhlas – v prípadoch , kedy Vaše osobné údaje spracúvame na základe Vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať elektronicky, na adrese GDPRemploySK@hm.com, písomne , oznámením o odvolaní súhlasu alebo osobne na adrese sídla spoločnosti Zochova 754/6-8, 811 03 Bratislava Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov, ktoré sme na jeho základe o Vás spracúvali.
Právo na prístup – máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o Vás máme k dispozícií, ako aj na informácie o tom, ako Vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov Vám budú Vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú Vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
Právo na opravu – prijímame primerané osobné opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť, a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícií. Ak si myslíte že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.
Právo na výmaz (na zabudnutie) – máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.
Právo na obmedzenie spracúvania – za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme prestali používať Vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o Vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už Vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.
Právo na prenosnosť údajov – za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu podľa Vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len tých osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.
Právo namietať – máte právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie a Vy podáte námietku, nebudeme Vaše osobné údaje ďalej spracúvať.
Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov – ak sa domnievate, že Vaše osobné údaje spracúvame nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničný 12, 820 07 Bratislava 27, tel. č.: + 421 /2/ 3231 324; mail: statny.dozor.@pdp.gov.sk, hrp://dataprotection.gov.sk. V prípade podania návrhu elektronickou formou je potrebné, aby spĺňal náležitosti podľa § 19 ods. 1 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok).
V prípade, ak je poskytnutie osobných údajov zákonnou / zmluvnou požiadavkou, ste ako dotknutá osoba povinná poskytnúť tieto osobné údaje. Neposkytnutie osobných údajov nevyhnutných na uzatvorenie zmluvy môže mať za následok neuzavretie zmluvného vzťahu.
V prípade podania námietky týkajúcej sa spracúvania Vašich osobných údajov, máte právo podať podnet alebo žiadosť písomne na adresu sídla spoločnosti H & M Hennes & Mauritz SK s.r.o., Zochova 754/6-8, 811 03 Bratislava alebo na e-mail: GDPRemploySK@hm.com, Zodpovednou osobou na riešenie podnetov/žiadostí súvisiac s ochranou osobných údajov je ustanovená spoločnosť CLIA agentúra s.r.o., email: ebalogova@clia.sk.